POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

CENTRO COMERCIAL CUARTA ETAPA

 

CENTRO COMERCIAL CUARTA ETAPA, persona jurídica identificada con Nit. 800156167, cuyo domicilio social se encuentra en la CARRERA35A #55-49, constituida de conformidad con las leyes de la República de Colombia, ha desarrollado la presente POLÍTICA DE TRATAMIENTODE INFORMACIÓN, que contiene las directrices generales necesarias para brindar protección a los titulares, cuyos datos personales seanrecolectados, almacenados, usados, circulados, suprimidos y/o tratados en la entidad. Esta política pretende garantizar la seguridad sobrecualquier riesgo de vulneración de derechos del titular de datos con miras a garantizar su dignidad humana a partir del cumplimiento de lasobligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012, su Decreto Reglamentario y demás normas concordantes.

 

CONTENIDO

1. DEFINICIONES

2. DESTINATARIOS

3. TITULARES, DATOS Y FINALIDADES

4. DISPOSICIONES NORMATIVAS

5. OBLIGACIONES

6. ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA SOBRE PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS

7. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

7.1. PRINCIPIOS RELACIONADOS CON LA RECOLECCIÓN DE DATOS

7.2. PRINCIPIOS RELACIONADOS CON EL USO DE DATOS

7.3. PRINCIPIOS RELACIONADOS CON LA CALIDAD DE LA INFORMACIÓN

7.4. PRINCIPIOS RELACIONADOS CON LA PROTECCIÓN, ACCESO Y CIRCULACIÓN DE DATOS

8. DERECHOS APLICABLES A LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

9. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER SUS DERECHOS COMO TITULAR DE LOS DATOS

10. ACCIONES PREVIAS A QUEJAS ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO

11. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

11.1. DEBERES RESPECTO DEL TITULAR DEL DATO

11.2. DEBERES RESPECTO DE LA CALIDAD, SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LOS DATOS

11.3. DEBERES CUANDO REALIZA EL TRATAMIENTO A TRAVÉS DE UN ENCARGADO O SUBENCARGADO

11.4. DEBERES RESPECTO DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO

11.5. DEBERES CUANDO OBRA COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

12. NIVELES Y MEDIDAS DE SEGURIDAD

13. VIDEOVIGILANCIA

14. AVISO DE PRIVACIDAD

15. VIGENCIA DE BASES DE DATOS

16. MODIFICACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN 1581 - Sistema de Protección de Datos

 

1. DEFINICIONES

Para efectos de la interpretación y aplicación de esta política deben tenerse en cuenta los siguientes conceptos:

AUTORIZACIÓN. Consentimiento previo, expreso e informado del titular del dato para llevar a cabo el tratamiento de su información personal.

BASE DE DATOS. Conjunto organizado, sea físico o digital, de datos personales que sea objeto de Tratamiento. CESIÓN DE

LA BASE DE DATOS. Transferencia de la calidad de Responsable de una Base de Datos a otro Responsable a título gratuito uoneroso. Se le considerará al nuevo Responsable del Tratamiento de la base de datos cedida tal condición a partir del momento en que seaperfeccionada la cesión.

CONSULTA. Solicitud del titular del dato, de las personas autorizadas por este o por la ley, para conocer la información que reposa sobre él, enbases de datos o archivos de la organización.

DATO PERSONAL. Cualquier información que directa o indirectamente se refiere a una persona natural y que permite identificarla, estos datosse clasifican en:

DATO PERSONAL PÚBLICO. Es el dato calificado como tal por ley o la Constitución Política o el que no sea privado, semiprivado o sensible.Son públicos, entre otros, el nombre, el número de identificación, fecha y lugar de expedición del documento de identificación, profesión, calidadde comerciante o de servidor público, datos contenidos en el registro público mercantil de las Cámaras de Comercio, entre otros.

DATO PERSONAL PRIVADO. Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para la persona Titular del dato. Ejemplos:información extraída a partir de la inspección del domicilio, número telefónico siempre y cuando no se encuentre en bases públicas o el salario.También lo son los datos que reposen en los archivos de la Registraduría, referentes a la identidad de las personas, cómo son sus datosbiográficos, su filiación y fórmula dactiloscópica.

DATO PERSONAL SEMIPRIVADO. Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puedeinteresar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como, entre otros, el dato referente alcumplimiento o incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social.

DATO PERSONAL SENSIBLE. Información que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, talescomo datos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos,organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantíasde partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, fotos).

ENCARGADO DEL TRATAMIENTO. Persona natural o jurídica, pública o privada que, por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamientode datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

NNA. Hace referencia a los menores de 18 años, y corresponde a la sigla de Niños, Niñas y Adolescentes.

RECLAMO. Solicitud del titular del dato, de las personas autorizadas por este o por la ley, para corregir, actualizar o suprimir sus datospersonales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la ley.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO. Persona natural o jurídica de naturaleza pública o privada, que decide sobre la recolección y fines deltratamiento de los datos personales. Puede ser, a título de ejemplo, la empresa dueña de la base de datos o sistema de información quecontiene datos personales.

SUBENCARGADO DEL TRATAMIENTO. Persona que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta de un Encargado del tratamiento.

TITULAR DEL DATO. Es la persona natural cuyos datos personales son objeto del tratamiento.

TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS. Envío de datos personales que realiza el Responsable o Encargado desde Colombia a undestinatario que será un Responsable que se encuentra fuera del país y cuya operación está cobijada por una declaración de conformidademitida por la Delegatura para la Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio o por una causal de excepciónen los términos señalados en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS. Envío de datos personales que realiza el Responsable desde Colombia a un destinatario queserá un Encargado que se encuentra fuera del país y cuya operación está cobijada por la autorización expresa del Titular, a través de un 1581 - Sistema de Protección de Datos contrato de transmisión de datos en los términos señalados en el artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015 o una declaración deconformidad emitida por la Delegatura para la Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio.

TRANSMISIÓN NACIONAL DE DATOS. Envío de datos personales que realiza el Responsable o el Encargado dentro del territorio nacional aun destinatario que será un Responsable o Encargado y cuya operación está cobijada por un negocio jurídico.

TRATAMIENTO. Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales tales como: la recolección, el almacenamiento, el uso,la circulación o supresión de esa clase de información.

 

2. DESTINATARIOS

Esta política se ha establecido para otorgar protección a todas las personas naturales cuyos datos personales se encuentren en las bases dedatos de CENTRO COMERCIAL CUARTA ETAPA

 

3. TITULARES, DATOS Y FINALIDADES

Para el normal desarrollo de la misión organizacional y el cumplimiento de las obligaciones adquiridas, CENTRO COMERCIAL CUARTA ETAPArealiza el tratamiento (recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión) de los datos personales de los titulares mencionados acontinuación:

 

Tratamiento de datos personales por CENTRO COMERCIAL CUARTA ETAPA

Titular

Datos Personales

CLIENTES

BARRIO DE RESIDENCIA, CIUDAD DE RESIDENCIA, CORREO ELECTRÓNICO CORPORATIVO, CORREOELECTRÓNICO PERSONAL, DIRECCIÓN DE RESIDENCIA, DIRECCIÓN IP, ESTADO CIVIL, ESTATURA,ESTRATO SOCIAL, FECHA DE NACIMIENTO, FIRMA MANUSCRITA, GÉNERO, HUELLA DACTILAR,IMÁGENES DE VIDEO, IMÁGENES FOTOGRÁFICAS, LUGAR DE EXPEDICIÓN DEL DOCUMENTO DEIDENTIDAD, LUGAR DE NACIMIENTO, NOMBRE Y APELLIDO, NÚCLEO FAMILIAR, NÚMERO DE CELULARPERSONAL, NÚMERO DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD, NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN TRIBUTARIA - NIT,NÚMERO DE TELÉFONO PERSONAL, OFICIO, PLACA DE VEHÍCULO, TIPO DE DOCUMENTO DEIDENTIDAD, TIPO DE SANGRE, VALOR DE CUOTA

PROVEEDORES

ACTIVIDAD ECONÓMICA, CARGO, CIUDAD DE RESIDENCIA, CORREO ELECTRÓNICO CORPORATIVO,CORREO ELECTRÓNICO PERSONAL, DEPARTAMENTO DE RESIDENCIA, DIRECCIÓN DEL TRABAJO,DIRECCIÓN IP, EMPRESA DONDE LABORA, ESTATURA, FECHA DE EXPEDICIÓN DEL DOCUMENTO DEIDENTIDAD, FECHA DE NACIMIENTO, FIRMA MANUSCRITA, GÉNERO, HUELLA DACTILAR, IMÁGENES DEVIDEO, IMÁGENES FOTOGRÁFICAS, LUGAR DE EXPEDICIÓN DEL DOCUMENTO DE IDENTIDAD, LUGARDE NACIMIENTO, NOMBRE Y APELLIDO, NÚMERO DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD, NÚMERO DEIDENTIFICACIÓN TRIBUTARIA - NIT, NÚMERO DE TELÉFONO CORPORATIVO, NÚMERO DE TELÉFONOPERSONAL, TIPO DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD, TIPO DE SANGRE, VALOR DE CUOTA

EMPLEADOS

ADMINISTRADOR DE FONDOS DE PENSIONES - AFP, AFILIACIÓN A ADMINISTRADORA DE RIESGOSLABORALES - ARL, AFILIACIÓN A ENTIDAD PROMOTORA DE SALUD - EPS, BARRIO DE RESIDENCIA,CARGO, CIUDAD DE RESIDENCIA, CORREO ELECTRÓNICO CORPORATIVO, DATOS DE MOVILIDAD,DATOS DE SALUD, DIRECCIÓN DE RESIDENCIA, EDAD, ESTADO CIVIL, ESTATURA, EXPERIENCIALABORAL, FECHA DE EXPEDICIÓN DEL DOCUMENTO DE IDENTIDAD, FECHA DE NACIMIENTO, FIRMAMANUSCRITA, GÉNERO, HUELLA DACTILAR, IMÁGENES DE VIDEO, IMÁGENES FOTOGRÁFICAS, LUGARDE EXPEDICIÓN DEL DOCUMENTO DE IDENTIDAD, LUGAR DE NACIMIENTO, MUNICIPIO DERESIDENCIA, NIVEL EDUCATIVO, NOMBRE Y APELLIDO, NÚMERO DE CELULAR PERSONAL, NÚMERODE DOCUMENTO DE IDENTIDAD, PROFESIÓN, REFERENCIA LABORAL, REFERENCIA PERSONAL,SALARIO, TIPO DE CONTRATO, TIPO DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD, TIPO DE SANGRE

VISITANTES

AFILIACIÓN A ADMINISTRADORA DE RIESGOS LABORALES - ARL, AFILIACIÓN A ENTIDAD PROMOTORADE SALUD - EPS, ALERGIAS, CORREO ELECTRÓNICO CORPORATIVO, CORREO ELECTRÓNICOPERSONAL, DIRECCIÓN IP, FIRMA MANUSCRITA, IMÁGENES DE VIDEO, IMÁGENES FOTOGRÁFICAS,NOMBRE Y APELLIDO, NÚMERO DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD, NÚMERO DE IDENTIFICACIÓNTRIBUTARIA - NIT, NÚMERO DE TELÉFONO PERSONAL, REFERENCIA PERSONAL, TIPO DE SANGRE

REFERENCIADORES

NOMBRE Y APELLIDO, NÚMERO DE TELÉFONO PERSONAL, OFICIO

CONTRATISTAS

ACTIVIDAD ECONÓMICA, BARRIO DE RESIDENCIA, CARGO, CIUDAD DE RESIDENCIA, CORREOELECTRÓNICO CORPORATIVO, CORREO ELECTRÓNICO PERSONAL, DATOS DE MOVILIDAD, DATOS DESALUD, DIRECCIÓN DE RESIDENCIA, DIRECCIÓN IP, EDAD, EMPRESA DONDE LABORA, ESTADO CIVIL,ESTATURA, EXPERIENCIA LABORAL, FECHA DE EXPEDICIÓN DEL DOCUMENTO DE IDENTIDAD, FECHADE NACIMIENTO, FIRMA MANUSCRITA, GÉNERO, HUELLA DACTILAR, IMÁGENES FOTOGRÁFICAS,LUGAR DE EXPEDICIÓN DEL DOCUMENTO DE IDENTIDAD, LUGAR DE NACIMIENTO, MUNICIPIO DERESIDENCIA, NIVEL EDUCATIVO, NOMBRE Y APELLIDO, NÚMERO DE CELULAR PERSONAL, NÚMERODE DOCUMENTO DE IDENTIDAD, NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN TRIBUTARIA - NIT, NÚMERO DETELÉFONO PERSONAL, PROFESIÓN, REFERENCIA LABORAL, REFERENCIA PERSONAL, TIPO DEDOCUMENTO DE IDENTIDAD, TIPO DE SANGRE, VALOR DE CUOTA

LOCATARIOS

CORREO ELECTRÓNICO CORPORATIVO, CORREO ELECTRÓNICO PERSONAL, DATOS DE MOVILIDAD,DATOS DE SALUD, DIRECCIÓN IP, EMPRESA DONDE LABORA, ESTATURA, FECHA DE NACIMIENTO,FIRMA MANUSCRITA, GÉNERO, HUELLA DACTILAR, IMÁGENES DE VIDEO, IMÁGENES FOTOGRÁFICAS,LUGAR DE EXPEDICIÓN DEL DOCUMENTO DE IDENTIDAD, LUGAR DE NACIMIENTO, NOMBRE YAPELLIDO, NÚMERO DE CELULAR CORPORATIVO, NÚMERO DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD, NÚMERODE IDENTIFICACIÓN TRIBUTARIA - NIT, NÚMERO DE TELÉFONO CORPORATIVO, NÚMERO DETELÉFONO PERSONAL, PLACA DE VEHÍCULO, RED SOCIAL, TIPO DE SANGRE, VALOR DE CUOTA

ARRENDATARIOS

CORREO ELECTRÓNICO CORPORATIVO, CORREO ELECTRÓNICO PERSONAL, DIRECCIÓN IP,ESTATURA, FECHA DE NACIMIENTO, FIRMA MANUSCRITA, GÉNERO, HUELLA DACTILAR, IMÁGENES DEVIDEO, IMÁGENES FOTOGRÁFICAS, LUGAR DE EXPEDICIÓN DEL DOCUMENTO DE IDENTIDAD, LUGARDE NACIMIENTO, NOMBRE Y APELLIDO, NÚMERO DE CELULAR CORPORATIVO, NÚMERO DEDOCUMENTO DE IDENTIDAD, NÚMERO DE TELÉFONO CORPORATIVO, NÚMERO DE TELÉFONOPERSONAL, PLACA DE VEHÍCULO, RED SOCIAL, TIPO DE SANGRE, VALOR DE CUOTA

PROPIETARIOS

CORREO ELECTRÓNICO CORPORATIVO, CORREO ELECTRÓNICO PERSONAL, DIRECCIÓN IP, FIRMAMANUSCRITA, IMÁGENES DE VIDEO, IMÁGENES FOTOGRÁFICAS, NOMBRE Y APELLIDO, NÚMERO DEDOCUMENTO DE IDENTIDAD, NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN TRIBUTARIA - NIT, NÚMERO DE TELÉFONOPERSONAL

 

Estos datos personales son tratados conforme a las siguientes finalidades, a los lineamientos de la Ley 1581 de 2012 y a la clasificaciónestablecida por el artículo 2.2.2.25.1.3 del Decreto 1074 de 2015.

 

Finalidad Descripción

Finalidadesvarias - Atenciónalciudadano/cliente

(Gestión PQR)

Comunicación con los titulares para la atención de inquietudes, sugerencias, recepción de PQR y solicitudesde información, Recepción y atención de Consultas y reclamos enviados por los titulares
Finalidadesvarias -Procedimientosadministrativos. Comunicación Interna y externa para dar soporte a los procesos administrativos. Comunicación con lostitulares para la atención de inquietudes, sugerencias, recepción de PQR y solicitudes de información,Formalización de la prestación del servicio de arrendamiento. Registro de información de contacto para elreporte de novedades en la prestación del servicio. Registro de asistencia a Asambleas realizadas por laAdministración, Contratación, Registro de actividades para informes de gestión, medios de comunicación yplataformas digitales, Formalización de la prestación del servicio de arrendamiento. Registro de informaciónde contacto para el reporte de novedades en la prestación del servicio
Finalidades varias -Publicaciones. Diseño y divulgación de impresos y material publicitario corporativo
Gestión contable,fiscal yadministrativa -Gestiónadministrativa. Formalización de la adquisición de servicios presentados por el contratista o proveedor, Formalización de laadquisición de servicios presentados por el contratista o proveedor, Gestión contable de contratistas yproveedores.
Gestión contable,fiscal yadministrativa -Gestión decobros y pagos. Gestión de pagos
Gestión contable,fiscal yadministrativa -Verificacion deriesgo de salud. Controlar y mitigar el riesgo de exposición y contagio de COVID 19. Dar aplicación al protocolo deBioseguridad. Activar el plan de Gestión de Riegos y desastres
Publicidad yprospeccióncomercial -Ofrecimientoproductos yservicios. Envió de información con fines de marketing, mercadotecnia y publicidad, Envío de información con fines demarketing, mercadotecnia y publicidad, Envío de información con fines de marketing, mercadotecnia ypublicidad, Envío de información con fines de marketing, mercadotecnia y publicidad
Recursoshumanos -Gestión denómina. Gestión de Nómina
Recursoshumanos -Gestión depersonal. Formalización de la relación laboral. Realizar afiliaciones (EPS, ARL, AFP, Caja de Compensación).,Formalización de la relación laboral. Realizar afiliaciones (EPS, ARL, AFP, Caja de Compensación).
Recursoshumanos -Promoción yselección depersonal. Soporte para procesos de selección y formalización del vinculo laboral.
Seguridad -Seguridad ycontrol deacceso aedificios. Seguimiento de los titulares por cámaras con fines de seguridad y control de actividades administrativas.

 

CENTRO COMERCIAL CUARTA ETAPA también podrá:

-Compartir información con entidades vinculadas, controladas, afiliadas o que posea cualquier tipo de relación comercial, para el envío deinformación comercial, publicitaria o informativa, relacionada con la entidad o cualquier otro producto o servicio.

-Compartir la información de las bases de datos con proveedores y contratistas en general, entre otros.

-Realizar directa o indirectamente, transmisión o transferencia nacional o internacional de datos a terceros países, cuando resulteimprescindible para el correcto funcionamiento de la organización.

-Utilizar los datos recolectados a través de puntos de seguridad, personal de seguridad y videograbaciones que se realizan dentro o fuerade las instalaciones de la organización, para fines de seguridad y vigilancia y como prueba en cualquier tipo de proceso judicial oadministrativo.

-Soportar procesos de auditoría externa e interna.

 

4.   DISPOSICIONES NORMATIVAS

Esta política está desarrollada en el marco jurídico colombiano de protección de datos personales, constituido por las siguientes disposiciones:

-El artículo 15 de la Constitución Política de Colombia protege los derechos a la intimidad, buen nombre y al Hábeas Data. De estadisposición constitucional, se desprenden las demás normas que reglamentan la protección de datos en Colombia.

-La Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012 establece las condiciones mínimas para realizar tratamiento legítimo de los datospersonales de los titulares de la información personal.

-El Decreto 1074 del 2015 define aspectos puntuales frente a la recolección de datos personales, el contenido de la política de tratamientode la información y el registro nacional de base de datos, entre otros de los puntos tratados.

-El Título V de Protección de Datos Personales de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

5. OBLIGACIONES

Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para todo el personal de CENTRO COMERCIAL CUARTA ETAPA, al igual que para losterceros que tratan o se relacionan con datos personales por disposición de la organización, sean Encargados o Subencargados. Todos ellosdeberán observar y respetar esta política en el cumplimiento de sus funciones y ejecuciones contractuales, aún después de terminados losvínculos legales, funcionales, comerciales, laborales o de cualquier índole que con la organización hubieren establecido. De igual manera, secomprometen a guardar estricta confidencialidad en relación con los datos en su momento tratados.

Es importante señalar que CENTRO COMERCIAL CUARTA ETAPA cuenta con un equipo de trabajo capacitado en protección de datospersonales, que cuenta con acuerdos de confidencialidad suscritos, pensando siempre en preservar la privacidad de la información a la cualpudieren llegar a tener acceso en desarrollo de sus obligaciones y responsabilidades. No obstante, agradecemos que cualquier incumplimientode las obligaciones contenidas en este documento, sea reportado a cualquiera de los siguientes canales de atención: carrera 35A numero 49-55oficina 602, 7 - 6430812, www.cccuartaetapa.com.co, sin perjuicio de las acciones contractuales o legales que de ello se generen.

 

6. ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA SOBRE PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS

CENTRO COMERCIAL CUARTA ETAPA ha establecido para efectos del Sistema de Protección de Datos la siguiente estructura de gobierno:

- ÓRGANO APROBADOR DE POLÍTICA: Encargado de aprobar la Política de Tratamiento de 1581 - Sistema de Protección de Datos la Información y sus modificaciones..

- ÓRGANO SUPERVISOR DEL SISTEMA: Encargado de supervisar y controlar elfuncionamiento del Sistema de Protección de Datos Personales de la organización..

- OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS: Encargado de dirigir el Sistema de Protección deDatos Personales y velar por el cumplimiento del mismo en la organización..

- OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS: Encargado de dirigir el Sistema de Protección deDatos Personales y velar por el cumplimiento del mismo en la organización..

- LÍDER DE TIC: Encargado de gestionar los lineamientos de seguridad de los datos personalesen la infraestructura tecnológica de la organización..

- LIDER DE CONSULTAS Y RECLAMOS: Encargado de gestionar y/o apoyar la atención deconsultas y reclamos asociados a datos personales en la organización..

- LIDER DE GESTIÓN HUMANA: Encargado de gestionar y mantener la seguridad y formacióndel talento humano asociada a la protección de datos personales..

- LIDER JURÍDICO: Encargado de gestionar y adecuar los documentos jurídicos del Sistema deProtección de Datos en la organización..

- LIDER DE ARCHIVOS FÍSICOS: Encargado de gestionar los lineamientos de seguridad de losdatos personales en las locaciones físicas donde se almacenan..

 

7. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente política, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:

 

7.1. PRINCIPIOS RELACIONADOS CON LA RECOLECCIÓN DE DATOS

La recolección y tratamiento de datos personales debe realizarse para fines lícitos respetando las normas generales, especiales y la autorizacióndada por el Titular sobre los mismos.

Los datos de carácter personal sólo se podrán recoger para su tratamiento, así como someterlos a dicho tratamiento, cuando sean adecuados,pertinentes y no excesivos en relación con el ámbito y las finalidades determinadas, explícitas y legítimas para las que se hayan obtenido.Dichos datos serán tratados de forma leal y lícita.

Los datos de carácter personal objeto de tratamiento no podrán usarse para finalidades incompatibles con aquellas para las que los datoshubieran sido recogidos. No se considerará incompatible el tratamiento posterior de éstos con fines históricos, estadísticos o científicos.

Los datos de carácter personal serán exactos y puestos al día de forma que respondan con veracidad a la situación actual del afectado. Si losdatos fueran recogidos directamente del afectado, se considerarán exactos los facilitados por éste.

Si los datos de carácter personal registrados resultaran ser inexactos, en todo o en parte, o incompletos, serán cancelados y sustituidos por loscorrespondientes datos rectificados o completados, siempre y cuando el titular de la información así lo solicite. Desde el momento en el que eltitular pone en conocimiento esta situación a la Organización se dará aplicación al correspondiente protocolo.

Sólo deben recolectarse los datos personales que sean estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del tratamiento, de tal

forma que se encuentra prohibido el registro y divulgación de datos que no guarden estrecha relación con el objetivo del tratamiento. Enconsecuencia, debe hacerse todo lo razonablemente posible para limitar el procesamiento de datos personales al mínimo necesario. Es decir,los datos deberán ser: adecuados, pertinentes y acordes con las finalidades para las cuales fueron previstas.

 

Autorización para tratamiento de datos sensibles:

Para efectos de la recolección de datos sensibles se cumplirán los siguientes requisitos:

-La autorización debe ser explícita y previa a la recolección del dato o a más tardar, concomitante con ella.

-Se informa expresamente al Titular que no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles, salvo exista un deber legal ocontractual, de lo cual se dejará registro.

-Para su almacenamiento, transmisión y/o transferencia, se utilizarán mecanismos especiales de seguridad según sea el caso: tales comocifrado de bases de datos, registro de control de accesos a estas, copias de seguridad alojadas en lugar físico diferente a donde estánalojadas las bases de datos, conexiones seguras, entre otros.

 

Autorización de tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes (NNA):

Para efectos de la recolección y tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes se deben cumplir los siguientes requisitos:

-La autorización debe ser otorgada por personas que estén facultadas para representar los NNA. El representante de los NNA deberágarantizarles el derecho a ser escuchados y valorar su opinión del tratamiento teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad delos NNA para entender el asunto.

-Se debe informar que es facultativo responder preguntas sobre datos de los NNA.

-El tratamiento debe respetar el interés superior de los NNA y asegurar el respeto de sus derechos fundamentales.

-Se debe informar de forma explícita y previa al Titular cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del mismo.

 

De igual manera, en general para la recolección de datos, la organización tendrá presentes los siguientes principios:

PRINCIPIO DE DIGNIDAD: Toda acción u omisión asociada al tratamiento de datos personales debe ejecutarse siempre salvaguardando ladignidad del Titular y amparando los demás derechos constitucionales, en especial el derecho al buen nombre, a la honra, a la intimidad y elderecho a la información.

PRINCIPIO DE LEGALIDAD: El Tratamiento de datos “es una actividad regulada, debiéndose por tanto estar sometida a todas las disposicionesque le regulan” y a los principios que lo enmarcan. (Ley 1581 de 2012).

PRINCIPIO DE LIBERTAD: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datospersonales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

PRINCIPIO DE INTEGRIDAD: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable o del Encargado delTratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

 

7.2. PRINCIPIOS RELACIONADOS CON EL USO DE DATOS

PRINCIPIO DE FINALIDAD: Los datos personales deben ser procesados con un propósito específico y explícito, el cual debe ser autorizado porel Titular o permitido por la ley. Se deberá informar al Titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y, por tanto, no podrán recopilarse datos sin una finalidad específica.

PRINCIPIO DE TEMPORALIDAD: Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir lafinalidad del tratamiento y las exigencias legales o instrucciones de las autoridades de vigilancia y control u otras autoridades competentes. Losdatos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Para determinar el término deltratamiento se considerarán las normas aplicables a cada finalidad y los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de lainformación.

PRINCIPIO DE NO DISCRIMINACIÓN: Queda prohibido realizar cualquier acto de discriminación por las informaciones recaudadas en lasbases de datos o archivos.

 

7.3. PRINCIPIOS RELACIONADOS CON LA CALIDAD DE LA INFORMACIÓN

PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable ycomprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. Se deberán adoptar medidasrazonables para asegurar que los datos sean precisos y suficientes y, cuando así lo solicite el Titular o cuando la Organización así lo determine,sean actualizados, rectificados o suprimidos cuando sea procedente.

 

7.4. PRINCIPIOS RELACIONADOS CON LA PROTECCIÓN, ACCESO Y CIRCULACIÓN DE DATOS

PRINCIPIO DE SEGURIDAD: Cada miembro de la Organización deberá cumplir las medidas técnicas, humanas y administrativas queestablezca la misma para otorgar seguridad a los datos personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado ofraudulento.

PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: En el tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener en cualquiermomento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

 

PRINCIPIO DE ACCESO RESTRINGIDO: Sólo se permitirá acceso a los datos personales a las siguientes personas:

-Al Titular del dato.

-A las personas autorizadas por el Titular del dato.

-A las personas que por mandato legal u orden judicial sean autorizadas para conocer la información del Titular del dato.

-Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicaciónmasiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares de los datospersonales o terceros autorizados conforme a la presente política o a la ley.

 

PRINCIPIO CIRCULACIÓN RESTRINGIDA:  Sólo se puede enviar o suministrar los datos personales a las siguientes personas:

-Al Titular del dato, sus causahabientes o sus representantes legales.

-A las personas autorizadas por el Titular del dato o por la ley.

-A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, quienes deberán justificar su solicitudindicando el vínculo entre la necesidad de obtener el dato y el cumplimiento de sus funciones constitucionales o legales; y cumplir con lasobligaciones de protección y garantía que se derivan de la citada ley, en especial la observancia de los principios de finalidad, uso legítimo,circulación restringida, confidencialidad y seguridad.

 

PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD:  Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturalezade públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores quecomprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de lasactividades autorizadas en la ley o por el Titular del dato.

 

8. DERECHOS APLICABLES A LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

CENTRO COMERCIAL CUARTA ETAPA está comprometida en respetar y garantizar los siguientes derechos de los titulares de los datos:

-Permitir, una vez cada mes calendario, el acceso en forma gratuita a los datos personales por parte del titular, si así lo requiere, o cuandoexistan modificaciones sustanciales de la PTI que lo ameriten.

-Conocer, actualizar y rectificar los datos personales. Para el efecto es necesario establecer previamente la identificación de la personapara evitar que terceros no autorizados accedan a los datos del titular del dato.

-Concer sobre el uso que CENTRO COMERCIAL CUARTA ETAPA ha dado a los datos personales del Titular.

-Dar trámite a las consultas y reclamos siguiendo las pautas establecidas en la ley y en la presente política.

-Acceder a la solicitud de revocatoria de la autorización y/o supresión del dato personal cuando la Superintendencia de Industria yComercio haya determinado que en el tratamiento realizado por los directivos, trabajadores y miembros de CENTRO COMERCIALCUARTA ETAPA se ha incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 o a la Constitución.

-El Titular también podrá revocar la autorización y solicitar la supresión del dato, cuando no exista un deber legal o contractual que leimponga el deber de permanecer en la base de datos o archivo del Responsable o Encargado.

-Los derechos de los titulares podrán ejercerse por las siguientes personas:

-Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que ponga a disposición CENTROCOMERCIAL CUARTA ETAPA

-Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.

-Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

-Por estipulación a favor de otro o para otro.

-Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

 

9. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR DE DATOS

CENTRO COMERCIAL CUARTA ETAPA designa al Líder de Consultas y Reclamos del Gobierno del Sistema de Protección de DatosPersonales, para que asuma la función de dar atención al ejercicio de los derechos de los titulares de información a los que se refiere la Ley1581 de 2012 (conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización), mediante las siguientes disposiciones:

Canales de atención

CENTRO COMERCIAL CUARTA ETAPA pone a disposición los siguientes canales para el ejercicio de los derechos y atención de consultas yreclamos, que interpongan los titulares de datos personales, sus representantes legales, apoderados o causahabientes, todos estosdebidamente acreditados: carrera 35A numero 49-55 oficina 602, 7 - 6430812, www.cccuartaetapa.com.co.

Atención de Consultas y Reclamos

- Cuando el Titular realiza la consulta o reclamo por medio físico o correo electrónico, deberá presentar o adjuntar copia de su documento deidentidad o documento que acredite en forma suficiente la calidad en la que actúa (titular, representante, causahabiente o apoderado) y anexosque considere necesarios.

- Cuando el Titular realiza la consulta o reclamo de manera verbal sin documento físico, deberá proveérsele un formato donde registre lapretensión o solicitud. Así mismo, deberá anexar copia del documento de identidad o documento que acredite en forma suficiente la calidad en laque actúa (titular, representante, causahabiente o apoderado) y anexos que considere necesarios.

- Cuando la consulta o reclamo provenga de una persona jurídica, deberá presentar el documento que acredite la existencia y representaciónlegal de la misma y los anexos que considere necesarios.

- Cuando la consulta o reclamo provenga de Entidades Administrativas o de Control, la solicitud deberá especificar la finalidad concreta para lacual se requiere la información y las funciones específicas conferidas por ley para ejecutar dicha finalidad (Esta exigencia no aplica cuando setrate de autoridad judicial).

 

10. ACCIONES PREVIAS A QUEJAS ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO

En el evento en que se desee elevar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio referido a datos personales, recuerde quepreviamente debe haber agotado el trámite de consulta o reclamo ante CENTRO COMERCIAL CUARTA ETAPA, de acuerdo a las indicacionesanteriormente referidas, advirtiendo nuestra total disposición a atender sus inquietudes.

 

11. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

En el desarrollo del tratamiento de los datos personales, CENTRO COMERCIAL CUARTA ETAPA cumple y exige que se cumplan los deberesque impone la ley así:

 

11.1.   DEBERES RESPECTO DEL TITULAR DEL DATO

- Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

- Informar de manera clara y suficiente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de laautorización otorgada.

- Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data, es decir, conocer, actualizar o rectificar susdatos personales.

- Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos personales.

- Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.

 

11.2.   DEBERES RESPECTO DE LA CALIDAD, SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LOS DATOS

- Observar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la siguiente política.

- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso noautorizado o fraudulento.

-Implementar las políticas y procedimientos de seguridad necesarios para asegurar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de lainformación y bases de datos de la Organización, también asegurar la estabilidad, disponibilidad de la infraestructura tecnológica y la operación.

-Actualizar la información cuando sea necesario.

-Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.

 

11.3. DEBERES CUANDO REALIZA EL TRATAMIENTO A TRAVÉS DE UN ENCARGADO O SUBENCARGADO

-Poner en conocimiento del Encargado o Subencargado la presente Política de Tratamiento de la Información, para advertir de la obligaciónque les asiste de operar el tratamiento de datos que se le encomiende en el marco de la misma.

-Suministrar al Encargado o Subencargado del tratamiento, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado conforme a laley.

-Garantizar que la información que se suministre al Encargado o Subencargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada,comprobable y comprensible.

-Comunicar de forma oportuna al Encargado o Subencargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamentele haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

-Informar de manera oportuna al Encargado o Subencargado del tratamiento, las rectificaciones realizadas sobre los datos personales paraque éste proceda a realizar los ajustes pertinentes.

-Exigir al Encargado o Subencargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de lainformación del Titular.

-Informar al Encargado o Subencargado del tratamiento, cuando determinada información se encuentre en condición de “reclamo en trámite” por parte del Titular o se trate de “información en discusión judicial”, una vez se haya presentado la reclamación o recibido la información.Así mismo deberá reportar los eventos en que el reclamo se atienda o la discusión judicial sea superada.

 

11.4. DEBERES RESPECTO DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO

 CENTRO COMERCIAL CUARTA ETAPA deberá cumplir con los siguientes deberes:

-Informarle las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de novedades en la administración de la información de losTitulares.

-Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

11.5. DEBERES CUANDO OBRA COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Cuando CENTRO COMERCIAL CUARTA ETAPA realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u OrganizaciónResponsable del tratamiento, adquiere la calidad de Encargado y por tanto se obliga a cumplir los siguientes deberes:

- Establecer que el Responsable del tratamiento esté autorizado para suministrar a CENTRO COMERCIAL CUARTA ETAPA los datospersonales que tratará como Encargado.

- Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso noautorizado o fraudulento.

-Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.

-Actualizar la información reportada por los Responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.

-Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente política.

-Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se establece en la presente política.

-Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobreprocesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

-Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendenciade Industria y Comercio.

-Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el Titular o facultadas por la ley para dicho efecto.

-Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan novedadesen la administración de la información de los Titulares.

-Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

12. NIVELES Y MEDIDAS DE SEGURIDAD

CENTRO COMERCIAL CUARTA ETAPA cuenta con políticas y procedimientos de seguridad, donde el objetivo principal es asegurar laconfidencialidad, integridad y disponibilidad de la información y bases de datos de nuestros miembros de la Organización y terceros, lo mismoque asegurar la estabilidad, disponibilidad de la infraestructura tecnológica y la operación.

Todas las medidas de seguridad que ha implementado y gestiona CENTRO COMERCIAL CUARTA ETAPA, buscan la protección de lainformación y la garantía de la dignidad de los Titulares de los datos personales que trata. Tales medidas buscan el acceso de los usuariosautorizados de forma controlada e impedir que los no autorizados puedan llegar a acceder, bloquear, modificar, adulterar o suprimir lainformación y/o datos personales tratados por parte de CENTRO COMERCIAL CUARTA ETAPA como Responsable, Encargado oSubencargado de los mismos según el caso.

13. VIDEOVIGILANCIA

CENTRO COMERCIAL CUARTA ETAPA utiliza medios de videovigilancia instalados en diferentes sitios internos y externos de sus oficinas. Porello se informa a los Titulares y terceros, la existencia de estos mecanismos mediante la difusión en sitios visibles de anuncios con alertas devideovigilancia. No obstante, ningún dispositivo de videovigilancia se sitúa en lugares que puedan afectar la intimidad de los Titulares.

La información recolectada por estos mecanismos se utilizará para fines de seguridad de los bienes, instalaciones y personas que se encuentrenen éstas, o como prueba en cualquier tipo de proceso interno, judicial o administrativo, siempre con sujeción y cumplimiento de las normaslegales.

Las imágenes solo serán tratadas cuando sean adecuadas, pertinentes y no excesivas en relación con el ámbito y las finalidades determinadas,legítimas y explicitas y que hayan justificado la instalación de las cámaras o videocámaras.

14. AVISO DE PRIVACIDAD

Para todos los efectos legales, CENTRO COMERCIAL CUARTA ETAPA manifiesta haber cumplido con el Aviso de Privacidad de que trata elartículo 2.2.2.25.3.2 del Decreto 1074 de 2015. Los titulares de datos personales que deseen consultarlo, podrán hacerlo a través de los canalesde atención presentados en el capítulo 9 de esta política.

15. VIGENCIA DE BASES DE DATOS

CENTRO COMERCIAL CUARTA ETAPA, cuando actúe como Responsable, conservará en su base de datos, los datos personales que hayansido recolectados, mientras siga desarrollando las actividades que constituyen su objeto social. Cuando

CENTRO COMERCIAL CUARTA ETAPA actúe en la calidad de Encargado, la vigencia de los datos personales bajo su tratamientoestará determinada por las indicaciones que al efecto le señale el correspondiente Responsable. Lo expresado en los párrafos anteriores, se tendrá siempre en cuenta sin perjuicio del ejercicio de los derechos de supresión que le asisten alTitular o de orden legal, administrativa o judicial que ordene la supresión de los mismos.

16. MODIFICACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

En el evento de cualquier cambio sustancial en la Política de Tratamiento de la Información, se hará la comunicación de forma oportuna a lostitulares de los datos, a través de los medios habituales de contacto o a través de correo electrónico. Para los titulares que no tengan acceso amedios electrónicos o aquellos a los que no sea posible contactar, se comunicará a través de una publicación en un diario de amplia circulación.

Las comunicaciones se enviarán como mínimo diez (10) días antes de implementar las nuevas políticas y/o actualización sustancial de lamisma. Cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento, se deberá solicitar del titular una nueva autorización.

Esta Política de Tratamiento de Información fue aprobada por ÓRGANO APROBADOR DE POLÍTICA de CENTRO COMERCIAL CUARTAETAPA, el día 5 de Agosto del año 2021. Reemplaza cualquier otro documento que con anterioridad se hubiere elaborado y se ha dado aconocer mediante aviso de privacidad elaborado conforme a la ley. La presente PTI inicia su vigencia pasados diez (10) días del correspondienteaviso de privacidad. Para conocimiento de los titulares y terceros interesados puede ser consultada en la dirección de domicilio de la entidad. 

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